Kaffee, Taxi, Hotel: Spesen und Erstattungen im Griff

Der Kaffee ist noch warm, das Boarding beginnt in zwanzig Minuten. Du fotografierst den Beleg, steckst das Handy weg und hast den Kopf wieder frei. In der Buchhaltung beginnt die Arbeit damit erst: Wer hat bezahlt? Gehört die Ausgabe zu dieser Reise? Ist das Geld schon erstattet worden?

Eine Spesenliste in Excel oder Google Sheets kann diese Fragen beantworten, wenn sie mit den tatsächlichen Zahlungen verbunden ist. Kontoflux.io liefert dafür die importierten Bankumsätze über die API. Eure Integration stellt sie neben die Belege und Freigaben. So lässt sich erkennen, welche Ausgabe bereits über das Firmenkonto lief und welche Erstattung noch fehlt.

Ein Beleg bedeutet noch keine offene Erstattung

In unserem fiktiven Beispiel bezahlt Jana das Hotel mit der Firmenkarte. Die Bahnfahrkarte und den Kaffee am Flughafen legt sie privat aus. Alle drei Belege gehören in ihre Abrechnung. Trotzdem bekommt sie nicht die gesamte Belegsumme überwiesen.

Die Tabelle setzt voraus, dass das Unternehmen diese Positionen freigegeben hat. Welche Ausgaben erstattungsfähig sind und wie ihr sie steuerlich behandelt, entscheidet euer Abrechnungsprozess. Der Bankumsatz zeigt, dass Geld geflossen ist. Reiseanlass, Beleg und Freigabe ergänzen die fachliche Einordnung.

Drei Tabellen halten die Zuordnung verständlich

Statt Belegbeträge und Kontobewegungen in eine lange Liste zu werfen, lohnt sich eine kleine Trennung. Das Blatt Belege enthält Beleg-ID, Abrechnungsnummer, Person, Datum, Betrag, Währung, Zahlungsweg und Freigabe. Ein Link führt zum Beleg in eurem vorgesehenen Ablagesystem.

Im Blatt Bankumsätze landen die Daten aus Kontoflux.io, darunter Transaktions-ID, Konto-ID, Buchungsdatum, Betrag und Verwendungszweck. Ein drittes Blatt für die Zuordnungen verbindet beide Seiten. Es hält fest, welche Zahlung welchen Beleg oder welche gesamte Erstattung abdeckt. Diese Struktur hilft auch dann, wenn ein Vorgang mehrere Zahlungen umfasst.

Für Jana bekommt die Erstattung zum Beispiel die Referenz REISE-JANA-017. Sobald die freigegebene Überweisung von 90,80 Euro als Ausgang im Firmenkonto erscheint und eindeutig zugeordnet ist, kann die Abrechnung den Status „erstattet“ erhalten. Die private Kaffeezahlung selbst muss dafür nicht auf Janas privatem Konto abgerufen werden.

Excel: Bankdaten mit Power Query aufbereiten

Arbeitet ihr bereits in Excel, kann ein eigener Importdienst die Kontoflux.io-API abrufen und eine aufbereitete CSV- oder JSON-Datei in eurer geschützten Ablage bereitstellen. Power Query lädt diese Daten in die Arbeitsmappe. Für einen geschützten Web-Endpunkt steht ebenfalls ein Web-Konnektor zur Verfügung; Microsoft beschreibt die unterstützten Formate und Zugriffsmöglichkeiten in der Dokumentation zum Power-Query-Web-Konnektor.

So könnt ihr Datums- und Betragsformate einmal festlegen und die Aufbereitung bei jedem Import wiederverwenden. Haltet manuelle Freigaben in einer eigenen Tabelle, damit eine Aktualisierung sie nicht überschreibt. Der API-Schlüssel gehört in den dafür eingerichteten Importdienst, nicht in eine breit geteilte Arbeitsmappe. Die Excel-Anbindung ist hier ein von euch eingerichteter Integrationsweg über API und Datenimport.

Google Sheets: derselbe Ablauf im Team

Für Google Sheets lässt sich eine eigene Integration mit Apps Script umsetzen. Googles UrlFetchApp kann HTTP-Anfragen senden; der Tabellendienst von Apps Script liest und schreibt die Zellen. Damit könnt ihr die API-Daten abrufen, aufbereiten und im vorgesehenen Tabellenblatt aktualisieren.

Der Zugriff auf das Integrationsskript und seine Zugangsdaten bleibt bei den zuständigen Personen. API-Schlüssel haben in Tabellenzellen nichts verloren. Beschränkt den Schlüssel auf die benötigten Firmenkonten und Daten; die Kontoflux.io-Anleitung zum API-Zugang beschreibt die Einstellungen. Belegprüfung und Freigabe können anschließend im gemeinsamen Sheet stattfinden, mit klar festgelegten Bearbeitungsrechten.

In beiden Werkzeugen braucht der Import einen stabilen Schlüssel aus Workspace, Konto und Transaktions-ID. Eine erneut geladene Buchung aktualisiert ihren Datensatz. Sie darf keine zweite Ausgabe erzeugen. Ladet außerdem alle Ergebnisseiten des gewählten Zeitraums, sonst sieht eine unvollständige Liste schnell wie eine fehlende Zahlung aus.

Welche Treffer dürfen automatisch zusammenfinden?

Betrag und Datum liefern einen ersten Vorschlag. Für eine bestätigte Zuordnung sollten auch Währung, Zahlungsrichtung, Händler oder Empfänger und eine vorhandene Referenz passen. Zwischen dem Datum auf dem Kassenbon und dem Buchungsdatum können einige Tage liegen. Zwei identische Kaffeebeträge am selben Flughafen bleiben deshalb zwei mögliche Treffer, bis die Zuordnung geklärt ist.

Schon verwendete Zahlungen bleiben markiert. Bei Janas Erstattung prüft ihr etwa die Abrechnungsreferenz und einen Ausgang über 90,80 Euro. Derselbe Umsatz darf nicht zusätzlich eine zweite Reiseabrechnung ausgleichen. Wie solche Referenzen beim Abgleich helfen, zeigt der Artikel zum Zahlungsabgleich über die API.

Bei der Firmenkarte zählt die Abrechnungsebene

Liefert der Bankzugang nur die monatliche Kartenabrechnung als Sammelbelastung, fehlen darin die einzelnen Hotel- und Restaurantpositionen. Ergänzt sie aus der Kartenabrechnung oder eurer Spesenverwaltung. Der Bankumsatz bestätigt dann den gesamten Abfluss; die Einzelpositionen erklären seine Zusammensetzung. Zählt die Sammelbelastung nicht noch einmal als zusätzliche Ausgabe.

Eine spätere Hotelrückzahlung bleibt ebenfalls ein eigener Vorgang mit Bezug zum ursprünglichen Beleg. So lässt sich beim Monatsabschluss nachvollziehen, warum aus 280 Euro Hotelkosten am Ende ein anderer Betrag geworden ist.