Mehrere Konten, eine Liquiditätsübersicht: Bankdaten bis ins Dashboard

Drei Geschäftskonten, drei Logins und eine Frage im Montagstermin: Können wir die große Lieferantenrechnung diese Woche bezahlen? Auf dem Betriebskonto sieht es knapp aus, auf dem Rücklagenkonto liegt noch Geld. Eine Kundenrechnung müsste ebenfalls bald eingehen. Wer jetzt nur Kontostände zusammenzählt, bekommt eine Zahl, aber noch keine belastbare Wochenplanung.

Mit Kontoflux.io kannst du die verfügbaren Salden und importierten Umsätze deiner verbundenen Konten über eine gemeinsame API abrufen. Daraus lässt sich eine Liquiditätsübersicht bauen, die auch Rechnungssystem und Kostenplanung berücksichtigt. Und wenn euer Unternehmen bereits eine Datenplattform betreibt, können diese Bankdaten dort neben Vertriebszahlen und offenen Posten liegen: etwa in BigQuery, als Grundlage für gemeinsam genutzte Dashboards.

Was liegt auf dem Konto, was ist schon verplant?

Nehmen wir eine fiktive Agentur. Auf ihrem Betriebskonto liegen 18.000 Euro, auf dem Rücklagenkonto 7.000 Euro. Für diese Woche sind Auszahlungen von 21.000 Euro geplant. Eine Kundenrechnung über 6.000 Euro ist fällig, aber noch nicht bezahlt. Die Übersicht sollte diese Unterschiede auf den ersten Blick zeigen.

Bleiben die 7.000 Euro reserviert, sind im Beispiel noch 3.000 Euro frei. Kommt die Kundenüberweisung später, liegt der gesamte Restbestand dagegen nur bei 4.000 Euro. Beide Ansichten sind nützlich. Die Geschäftsführung muss erkennen können, welche Annahme hinter welcher Kurve steckt. Eine offene Rechnung gehört deshalb in die Planung und wechselt erst nach dem Zahlungsabgleich in die bestätigten Eingänge.

Die API bringt Bankdaten in eure Datenplattform

Ein geplanter Import liest über die Kontoflux.io-API Konten und Transaktionen. Er verbindet die Konto-ID mit den zugehörigen Umsätzen und ergänzt eure eigene Zuordnung zu Gesellschaft, Kostenstelle oder Team. Diese Angaben kommen aus eurer Organisation. Ein Bankkonto kennt die interne Kostenstellenstruktur nicht.

1. Den API-Zugang auf die benötigten Geschäftskonten und Leserechte begrenzen.
2. Konten und Umsätze vollständig abrufen, einschließlich aller benötigten Ergebnisseiten.
3. Vorhandene Datensätze anhand von Workspace, Konto und Transaktions-ID aktualisieren.
4. Geprüfte Daten mit offenen Rechnungen und geplanten Ausgaben zusammenführen.

Der Schlüssel bleibt im ausführenden Dienst. Dashboard-Betrachter brauchen ihn nicht. Wie du die Berechtigungen festlegst, beschreibt die Anleitung für API-Schlüssel. Beginne mit den Konten, die ihr tatsächlich für den Bericht braucht.

BigQuery als gemeinsamer Datenbestand

Für eine Google-Cloud-Umgebung bietet sich beispielsweise folgender Aufbau an: Euer Importdienst ruft die Kontoflux.io-API ab und lädt aufbereitete Datensätze nach BigQuery. BigQuery ist ein Data Warehouse. Wenn ihr zusätzlich einen Data Lake nutzt, können die Rohdateien zuerst im Objektspeicher liegen und von dort weiterverarbeitet werden. Google dokumentiert dafür unter anderem Ladejobs aus lokalen Dateien oder Cloud Storage. Den Abruf bei Kontoflux.io und die Zuordnung der Felder richtet eure Integration ein.

Eine Tabelle enthält die importierten Kontobewegungen, eine zweite die offenen Posten. Für historische Kontostände speichert ihr regelmäßig eigene Snapshots mit Abrufzeitpunkt. So könnt ihr später nachvollziehen, welche Daten dem Montagsbericht zugrunde lagen, statt den heutigen Saldo versehentlich als damaligen Bestand auszugeben.

Speichert Beträge mit einem passenden Dezimaltyp und die Währung in einer eigenen Spalte. BigQuery bietet dafür unter anderem NUMERIC als Dezimaltyp. Euro und US-Dollar bleiben getrennt, bis eure Auswertung eine dokumentierte Umrechnung vornimmt. Auch Kontostand, Kreditrahmen und verfügbarer Betrag beschreiben unterschiedliche Größen. Wer sie addiert, kann denselben Spielraum mehrfach zählen.

Ein Dashboard, passende Ansichten für jedes Team

Auf dieser Grundlage kann die Geschäftsführung die gesamte Liquidität sehen, der Einkauf die geplanten Lieferantenzahlungen und das Projektteam seine zugeordneten Zahlungseingänge. Alle greifen auf denselben geprüften Bestand zu. Einzelne Gehaltsbuchungen oder private Verwendungszwecke müssen dafür nicht im unternehmensweiten Bericht auftauchen.

Gebt deshalb gezielt aufbereitete Ansichten frei und prüft, welche Daten die jeweiligen Betrachter erreichen können. Googles BigQuery-Konnektor für Berichte kann Tabellen, Views und eigene SQL-Abfragen als Datenquelle verwenden. Eine Wochenkurve plus eine Liste der nächsten größeren Auszahlungen genügt oft für den Anfang. Die Details sollten sich bis zur zugehörigen Buchung zurückverfolgen lassen.

Die zwei Zahlen, die schnell täuschen

Überweist ihr 3.000 Euro vom Betriebs- auf das Rücklagenkonto, verändern sich beide Einzelstände. Für das Unternehmen entsteht dadurch kein neuer Umsatz. Kennzeichnet bestätigte interne Umbuchungen in eurer Auswertung, damit sie weder Einnahmen noch Ausgaben künstlich erhöhen. Gleiche Beträge allein reichen für die Zuordnung nicht; prüft auch Gegenkonto und Referenz.

Ebenso täuschend ist ein frisch geladenes Dashboard mit alten Bankdaten. Ein API-Aufruf liest den bereits importierten Bestand. Er startet keinen neuen Bankabruf. Zeigt den Zeitpunkt eures Imports und bekannte Probleme der Bankverbindung sichtbar an. Ein fehlender Saldo bleibt ungeklärt und darf nicht als null Euro in die Summe rutschen. Die Schritte zur Prüfung erklärt Kontoflux.io unter fehlende oder veraltete Umsätze.